專案管理實務分享
2022.04.25
希望種子國際企管
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有效打造良好組織溝通氛圍
期中 #績效面談 有效打造良好組織溝通氛圍
這堂課老師在課程中透過真實的故事，也幫大家整理出有方法、步驟、流程的溝通方法，讓大家在績效面談時都能更有效的與部屬溝通並達成良好的共識。
故事一：建立信任的 #溝通 環境
情境故事：在一家快速成長的新創公司，員工Abby感到他的想法經常被忽視。在一次面談中，管理者Cathy注意到了這一點，並決定採取行動來改善溝通氛圍。
指導與建議：
- **開場白**：管理者Cathy應該在開場白時表達對員工的關心，例如提到員工最近的一個成功案例或是個人生活中的小事。Cathy開始面談時說：「Abby，我注意到你最近在項目上的努力，特別是你提出的那個創新點子，真的很棒！」
- **無壓力環境**：創造一個無壓力的環境，讓員工知道這是一個可以自由表達的空間。Cathy微笑著說：「今天的面談，我希望你能放鬆，這是一個我們可以自由交流的時間。」
- **確認感受**：確認並肯定員工的感受，即使是負面的，也要讓他們知道這是被接受的。Cathy說：「我理解你可能感到有些沮喪，這是完全可以理解的。」
情境故事：員工David在會議中提出了一個創新的想法，但管理者Joy似乎並沒有真正聽進去。後來，在一對一的面談中，管理者Joy展現了積極傾聽的態度，讓員工David感到自己的聲音被聽見了。
指導與建議：
- **全神貫注**：全神貫注於對話，避免一邊聽一邊想著回應。Joy在面談中放下手中的文件，專注地看著David，說：「請繼續，我在聽。」
- **重述觀點**：用自己的話重述員工的觀點，確保溝通無誤。Joy說：「所以你的意思是，如果我們改變這個流程，效率會提高，是嗎？」
- **具體回饋**：提供具體的回饋，讓員工知道他們的想法如何被理解和考慮。Joy說：「你的建議非常有價值，我們會在下次會議中討論這個方案。」
故事三：開放透明的 #溝通
情境故事：在一次部門會議上，管理者Eve坦白公司面臨的挑戰，這讓員工們意識到他們的工作對於公司的重要性。
指導與建議：
- **分享願景**：分享公司的願景和目標，讓員工看到大的圖像與場景。Eve說：「我們的目標是成為市場領導者，而每一位員工的努力都是實現這一目標的關鍵。」
- **坦誠討論**：坦誠討論問題和挑戰，不隱瞞不利信息。Eve說：「目前我們面臨一些挑戰，但我相信我們可以一起克服。」
- **鼓勵 #解決方案**：鼓勵員工提出解決方案，讓他們成為問題解決的一部分。Eve說：「如果你們有任何建議，請隨時提出，我們一起來解決這些問題。」
故事四：鼓勵雙向 #交流
情境故事：員工Sunny有一個關於改善工作流程的建議，但他不確定是否應該說出來。管理者George鼓勵他分享，這個建議最終被採納，並對公司產生了積極的影響。
指導與建議：
- **創意工作坊**：定期舉辦創意工作坊，讓員工提出創新想法。George說：「我們下週有一個創意工作坊，希望你能參加並分享你的想法。」
- **開放時間**：設立「開放時間」，讓員工知道何時可以與管理者交流。George說：「每週五下午是我的開放時間，歡迎大家來聊聊。」
- **表揚好點子**：表揚和實施員工的好點子，增強他們的自信和參與感。George說：「Sunny的建議非常棒，我們會立即實施，感謝你的貢獻！」
故事五：定期檢查和跟進
情境故事：員工Hank在面談中提出了工作上的困難，管理者Jamie承諾會提供支持。一個月後，管理者Jamie跟進了這個問題，員工Hank感到非常感激。
指導與建議：
- **跟進時間表**：設定清晰的跟進時間表，並堅持執行。Jamie說：「我們會在一個月後再次討論這個問題，看看進展如何。」
- **數位工具**：使用數位工具來追蹤進度，保持組織。Jamie說：「我會在我們的項目管理工具中設置提醒，確保我們不會忘記這個問題。」
- **提供支持**：提供必要的資源和支持，幫助員工克服挑戰。Jamie說：「如果你需要任何資源或幫助，請隨時告訴我，我會全力支持你。」
這些情境故事和指導建議希望能幫助您在面談中更好地與員工溝通，並打造一個充滿信任和支持的工作環境。讓我們一起努力，為員工創造一個更好的未來！
