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感謝Cathy顧問的同意分享，今年Q3~Q4我們共同協助許多企業主管更有效的面對、提升自己的領導管理與溝通能力，我們整理了一些績效面談的通則，分享給大家，大多個案的教練是距離實際要完成績效面談至少前8週開始進行

我們運用2次的見面教練以及2次的線上教練模式，引導主管找出方法，練習與實作，分享給大家參考：

#一_建立正確的心態與目標 (第一週/第1次面對面教練)

首先，幫助個案釐清對於績效面談的既有觀念。許多主管會害怕績效面談，可能是因為：

1.害怕衝突： 不想面對員工的負面情緒或辯解。

2.不知如何給予負面回饋： 擔心傷害員工自尊或影響團隊士氣。

3.認為浪費時間： 覺得面談只是形式上的流程。

我會引導他認識到，績效面談不僅僅是評估過去的表現，更是：

1.提供回饋與發展建議的機會： 幫助員工成長和進步。

2.建立良好溝通與信任的橋樑： 增進主管與部屬之間的關係。

3.連結個人目標與團隊/組織目標的平台： 確保大家朝著共同方向努力。

個案對於建立正確的心態有共識也可以接受後，我們會一起設定本次績效面談的具體目標，例如：

A.清楚傳達對員工績效的評估。

B.提供具體且可執行的改進建議。

C.共同制定未來發展計畫。

D.提升員工的動機與投入度。
 

#二_充分的事前準備 (第二到第四週/第1次線上教練)

「沒有準備，就是準備失敗。」有效的績效面談需要充分的準備，我會建議個案進行以下工作：

1.回顧過去一年的績效紀錄： 包含員工的績效目標、工作成果、關鍵事件、以及任何書面紀錄（例如：專案報告、客戶回饋等）。

2.採用客觀的評估方法： 避免個人偏見，基於事實和數據進行評估。有許多工具可以協助主管進行客觀評估，例如績效管理系統、行為事例訪談法等等。

3.準備面談大綱： 事先規劃面談流程和重點，包含：

(1)開場： 營造友善輕鬆的氛圍(包含場所、座位、更細節的場景準備)。

(2)回顧績效： 先肯定優點，再提出需要改進的地方，並提供具體事例佐證。

(3)討論發展： 共同探討員工的職涯發展目標，並提供相關資源和支持。

(4)總結與共識： 確認雙方對績效評估和發展計畫的共識。

4.預想員工可能提出的問題與反應： 事先思考應對策略，以保持冷靜和專業。
 

#三_有效的面談技巧 (第五到第七週/第2次線上教練)

在模擬面談過程中，我會觀察並回饋他是否做好上述準備以及運用基本技巧：

1.積極傾聽： 專注聆聽員工的發言，並透過肢體語言和回應表達理解。

2.提出開放式問題： 鼓勵員工表達想法和感受，例如：「你認為過去一年在工作上有哪些挑戰？」、「你希望未來在哪些方面發展？」

3.給予具體回饋： 避免空泛的評論，提供具體的行為事例，例如：「上次的專案報告中，你在資料分析的部分表現出色，數據呈現清晰易懂。」

4.著重行為而非個人特質： 針對員工的行為表現給予回饋，避免對個人特質做評價。

5.保持冷靜和尊重： 即使遇到員工情緒激動或提出質疑，也要保持冷靜和尊重，以理性和6.建設性的方式溝通。

7.運用STAR原則： 說明事例 (Situation)、任務 (Task)、行動 (Action)、結果 (Result)，讓回饋更具體有效。

8.記錄面談重點和共識： 作為後續追蹤的依據。在一開始面談前也需要告知部屬，我將會記錄這次績效面談的重點與共識，並一起對這次面談負責，彼此簽名確認。
 

#四_後續追蹤與行動 (第八週/第2次面對面教練)

面談結束後，我會提醒他：

1.是否與部屬對於記錄面談重點和共識都願意簽名確認?

2.定期追蹤員工的進展： 提供必要的支持和協助。

3.將績效面談視為持續性的過程： 不僅僅是一年一次的活動，更應該融入日常管理中。

透過以上步驟的教練，我們看到主管們能夠有效地準備並執行績效面談，不僅能提升員工的績效，也能建立更良好的團隊關係。
 

最重要的是，要讓他明白績效面談是雙向溝通的機會，透過真誠的對話，才能達到共同成長的目標。
 

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