專案管理實務分享
2022.04.25
#大家好才是真正好
最近職場霸凌的新聞是沸沸揚揚,很多時候,自己先有大絕招也是保護自己,不要讓最壞的場景發生的好撇步,感謝Olivia願意授權分享她的日記故事,為了避免對號入座,我們微調了些更刺激的內容,但,故事精采度絕對不打折,更能學習到實用、可用的好方法。
<<遠離職場霸凌:一次會議上的生死攻防戰>>
說真的,會議開始之前,我心裡就有點毛毛的,總覺得今天會不太平靜。主管最近壓力很大,部門的KPI進度卡在那裡,大老闆每天都在盯,氣氛像壓力鍋一樣悶得慌。我不是沒準備,但眼皮就是一直跳~這回會不會中槍?
果然,一開始還好好的,輪到我報告的時候,主管拿起報表翻了幾頁,眉頭就開始皺起來。我還來不及喘一口氣,他就開炮了:“這份報告怎麼回事?你這樣子叫我怎麼交代?”語氣越來越重,還摻雜幾句聽了讓人刺耳的話。我一時愣住,會議室裡安靜得只剩下冷氣的嗡嗡聲,其他同事一個個低頭裝忙,人人自危。
#冷靜下來,穩住自己的陣腳
就在那一瞬間,我感覺全身的血往臉上衝,手指想握成拳頭,但我想到正念思考課程學的,是我深吸一口氣,腦中小天使告訴自己:冷靜,絕對不能慌。如果這時候回嘴,會議就真的變成戰場了。我抬起頭,語氣放得很柔,盡量讓自己看起來很穩:“老闆,您說得沒錯,這份報告的確有一些問題,是我的責任,真的很抱歉讓您操心了。”
一句話出來,我感覺會議室裡的壓力好像稍微鬆了一點。主管愣了一下,表情沒有剛剛那麼僵硬了。他沒有繼續炮下去,但眼神裡的火氣還沒完全退。我趁著這個空檔接著說:“其實,我這邊已經有一些調整方向的想法,可以讓報告更清楚呈現出我們的進度和成果,不知道您是否方便聽聽?”
#把話題拉回問題本身
我注意到主管的臉色稍微放鬆了一點,他點了點頭:“說說看。”
於是,我開始簡單明瞭地說明我的調整方向,語速放慢,讓他有時間消化,還特別補充了一些數據和背景資訊。主管一邊聽,一邊翻著報告,火氣慢慢退了下來,開始用筆在上面做記號。我知道,他已經從情緒裡跳出來,進入了問題解決的模式。
#尊重主管,化解對立情緒
到了尾聲,我不慍不火說:“感謝您給我的建議。這份報告我會馬上修正,今天下午再送一份更新版本給您,確保完全符合您的期待,這樣可以嗎?”
主管沉默了一下,終於點了頭,語氣也變得緩和:“好,今天下午給我,我再看看。”
那一刻,我心裡鬆了一口氣,知道自己過關了。會議結束後,有同事偷偷給了我一個加油的眼神,彷彿在說:“水喔,你很厲害啊!”
#事後補救,建立信任
回到座位後,我馬上動手修改報告,整理得清清楚楚,還加入一些額外的資料支持。當天下午,我把更新好的版本發給主管,還特地寫了一段簡短的說明,告訴他這次調整的邏輯和改進的重點。
沒過多久,他回了一封簡短的信:“這樣就好多了,接下來就照這方向處理吧。”
幾天後,主管在另一場會議上還提到這份報告,語氣中帶著罕見的讚許:“這次的修改做得很到位,可以作為範例參考。”
#一個經歷帶來的啟示
這次的會議,對我來說像是一場小小的職場生死戰。剛開始被指責的時候,我的確有點不甘心,但回頭想想,主管也有他的壓力。他的情緒是因為工作,而不是針對我個人。我能做的,就是穩住自己,不讓情緒失控,然後聚焦在問題上,想辦法把事情解決。
後來我才發現,這樣的處理方式,化解了多次危機,職場裡的很多衝突,都可以透過冷靜和溝通找到平衡,只要自己願意多一點耐心、多一點智慧。
或許,我改變不了主管的脾氣,但我能掌控自己的態度。而這一點,就足以讓我在未來面對類似挑戰時,更有信心迎接。
願意授權給希望種子國際企管顧問發文使用,是之前參與我們邀請希望種子國際企管顧問規劃的課程,其中老師有教到的黃金句型,也一併反芻分享給大家
1.承認問題並轉向解決:
“這確實是我的疏忽,感謝您的提醒,我會立即調整方案,這樣能否符合您的期望?”
2.緩和對立情緒:
“我很重視您的意見,這對我來說是改進的重要機會,我希望我們能一起找到最佳解法。”
3.重申目標一致性:
“我們的目標是一致的,都是為了讓專案更成功,我會全力配合您的需求。”
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